活动策划本原：编辑最佳的 RFP 活动策划书的内容?

　　随着电子或 eRFP 的出现，这似乎是一项相对于简单的任务。但是，如果 RFP 没有写清楚并且标的场所没有充分定义，它实际上会在旅店业中造成纷乱、纷乱和竞争。以是让咱们把磁带卷回到开头。回顾什么是 RFP，为什么要编辑 RFP，以及获得超卓响应所需的核心因素。

　　1、什么是征求建议书?

　　提案请求 (RFP) 是组织向潜在供应商发出的请求。买方对服务采购感兴会，并要求潜在供应商及时提交业务提案。这些要求都是不异的，以便以全面和公道的方式评估响应。

　　2、为什么要发送 RFP?

　　大大都活动组织者发送 RFP 是因为他们在新都会开会和/或在特定地点没有已经构建的跟踪记实。由于满足要求的变迁，他们也可能仅仅在追求扭转。会议较着变大或变小，预算被削减或情势正在大修。不管是什么缘故原由，而今是时候环顾四周了。但是，请确保您已准备好进行更改。换句话说，将您计划继续运用的已构建场所与他人“对立”是不道德的。

　　3、讲述你的故事

　　花点时间向您的 RFP 收件人提供您公司的全面概览以及您要求他们投目标会议。确保供应商了解您的需要以及您觉得他们的旅店或会议重心很是顺应的缘故原由。请务必说明您发布 RFP 的缘故原由。你在实验一个新的都会吗?对以前的场地怨恨意?保持晶莹并共享“为什么”。别的，请务必在您的叙述中包含在您以前的会议中哪些有效，哪些无效。最后，会商本次活动的优势和挑战。如果您的优势是列席人数不断增长，但您面临预算牢固的挑战，请提早让他们知道这一点。您在宏观层面上让他们尽可能多地了解您的会议，从而减少谬误定性，并但愿鼓动勉励旅店营销职员完成您的请求。

　　4、定义你的目的

　　以简便了然的方式告诉他们您但愿从活动主持人那里得到什么。这是一次性的活动，仍旧您但愿在这个目的地举行多年的会议?如果一切顺利，有没有可能把这个场地纳入你的会议轮换?让他们提早知道——因为将来业务的可能性可以扶助他们更为苦涩地交易。不要忘记包含您的活动标的。您的组织但愿从这次活动中完成的前三到五件事是什么?场地怎么提供扶助?

　　5、提供包容性活动简介

　　请务必以您的姓名开头，以及公司和活动的名称。

　　让他们知道您属于哪类类型的细分市场——协会、公司、政府、非营利、宗教或社会。旅店或会议重心的发卖职员通常将他们的职工定义在这些细分市场中，这使得最有资格的人可以或许最好地回答您的扣问。

　　让他们知道这是不是第一次活动

　　如果不是，请共享您持有它的年限，以及过去三年在如下畛域的平均值：总列席人数、预订的总房间夜数和运用的会议空间。

　　让他们知道您的会议有多少天

　　如果您在活动收场以前或之后需求卧室和会议空间。别的，告诉他们您筹算举行活动的日期以及这些日期是否机动也很重要。

　　尽可能确定您的会议空间要求

　　同样，查看汗青会有所扶助，但如果您没有汗青可继续，请确定您将进行多少次一般会议(这是每个人都参加的会议)以及同时进行多少次分组会议(较小的个人会议)。别的，找出他们最大房间的最大容量，包含普通房间和分组会议。

　　告诉受访者您的与会者

　　让他们了解他们的年纪、性别、职业、教育水平、位置以及他们中的大大都人是开车仍旧飞往目的地。确定他们在会议停机期间喜欢做什么。让旅店或会议重心知道他们是否可能带他们的朋友和/或家人参加此活动。

　　您的与会者和/或他们的家人在空暇时间想做什么?

　　去海滩、运用健身重心、打高尔夫球、在泳池边闲逛和运用水疗重心?仍旧他们最有可能到场外参观景点并在当地餐馆用餐?这些可能性是否在会议重心或旅店的步行距离之内?要求旅店根据您的与会者需要确定他们必需提供的服务。

　　6、活动场地指导

　　如果您的活动包括商业展览部份，请为场地提供所需的总空间、预期的展览数量以及您是否需求安全展览空间的指示。别的，关注典范的参展商资料。这将包含人口统计信息，例如年纪、性别和兴会。确定他们是否会参加会议以及是否会带家人。

　　7、共享预算指导

　　重要的是要共享您的卧室价钱范畴以及房间预订是由您进行仍旧直接与旅店进行。共享您的全体餐饮预算，并要求复兴包含税金、服务费和小费。别的，试着了解每餐的人均价钱。

　　确定如下项目的价目表：

　　度假费，这是旅店强制收取的每晚附加费，用于支付某些设施的费用，这些费用通常是每晚牢固的金额

　　停车，包含代客泊车

　　互联网和公用事业费，此中包含基于 Wi-Fi 连接成本以及会议期间运用的电、水、下水道、蒸汽、燃气和其余燃料的估量成本的附加费

　　开瓶费，这是当您携带本身的酒在活动中饮用时，场地收取的每瓶费用

　　搬入/搬出和/或索具的工会劳工费

　　8、证明截至日期

　　当您需求将提案退还给您时，请告诉旅店和/或会议重心。让他们知道您何时进行初始剪辑以及之后是否需求进行演示。让他们知道在您做出终究决意以前是否需求进行现场检查以及终究决意的大抵日期。

　　9、运用模板和在线资材

　　查找一些不收费模板来扶助您建立本身的 RFP。如果您经过电子邮件将您的 RFP 发送到差别的旅店和目的地，请运用它来根据您的特定需要定制模板。您还可以运用供应商网络搜刮并向全球 234,000 多个场所发送提案。将您的 RFP 发送到选定的场地后，您而今可以将其增添到 RFP 展示中，还没有收到它的预先匹配的场地可以在此中做出回应。简而言之，您将收到更多来自您最初没有考虑的滥觞的合格提案，从而为场地提供第二次机会来响应合格的 RFP。

　　10、能得到的

　　当受访者查看 RFP 时，不成避免地会出现问题。请务必在 RFP 中包括您的姓名、公司名称、邮寄地址、电子邮件地址和电话号码。告诉他们哪些是您首选的联系方式，以及他们多久可以收到您的复兴。别的，请务必提供一个备用联系人，以防您不在。

　　11、关键要点

　　虽然这些步骤可能需求更长的时间才能预先完成，但从久远来看，您会收到更好、更有针对性的回应。下一章将重点引见怎么在做出超卓的目的地决议时审查和选择完美响应。