索求活动场地管理指导 活动场地需求

　　要成为策划者的胡想场所，需求响应威力、最佳的服务和最新的设施。当您管理多个场馆和活动时，保持每个接触点的完善并非易事，但这是必不成少的。那么，您怎么尽早发现问题，对您的产品进行创新，并随着时间的推移持续改观呢?查看下面的场地管理指导，了解技巧和攻略，以确保您的场地管理流程永不生锈，并推动发卖和退货。

　　尽管您可能没法当即实施此中一些攻略，但由于 COVID-19 大流行，大大都大型现场活动仍处于停息情态，但咱们但愿您可以或许从中罗致灵感并运用为您和您的场地做好准备以博得成功的信息。

　　索求咱们的场地管理指导，了解 20 条必知技巧：

　　疾速沟通——从预订前到活动后

　　活动策划者想知道，从他们的第一次外展到活动后的报告请示，他们可以联系到代表您场地的真人。

　　1. 运用技能管理您的 RFP

　　研讨表明，策划者但愿 RFP 响应的速度和正确性，是以培养有效的响应流程很是重要。利用自动潜在客户评分可确保您疾速筛选传入的 RFP 并有效地确定集团业务潜在客户的优先级。您必需及时响应每个 RFP，但潜在客户评分可确保您知道哪些要拒绝，哪些需求定制的 RFP 响应和与策划者的联系。永远记下，策划者正在查找完美的全体配合——在 COVID-19 期间尤其如斯。

　　2. 为每个活动调配一名活动礼宾

　　在疯狂的活动中，策划者不成能同时无处不在。经过指派联络人来扶助他们解决诸如设置和故障之类的事情;协调清洁、技能和安全需要;并了解与会者的脉搏以评估活动的进展环境。

　　3. 活动临近时共享主要联系电话号码

　　活动策划者老是在繁忙中——向他们提供一个联系人的手机号码，让他们安心，您可以在紧急环境下随时待命并且很简单联系到他们。但是，设置一些参数。让他们知道，除非问题需求当即处置，否则您有时没法运用。然后赞成发短信“STAT”或“ASAP”，表明他们需求您当即复兴。

　　简化与场地团队和活动策划者的沟通

　　您需求让您的内部团队和您的客户参与此中，以便在您的设施中计划和举行成功的活动。

　　4. 运用客户关系管理 (CRM) 软件

　　旅店发卖和餐饮软件是场地管理的宝贵工具。您的 CRM 将使跨属性的团队保持在统一页面上，自动化关键的初期接触点，并扶助设置优先级。战略性地运用您的CRM 将促进和维持集团发卖。

　　5. 在活动期间利用可穿着通信装备

　　沟通必需是即时的，从分组会议早餐到主题演讲者绿色房间再到登记台。蓝牙耳机和智能手表可让您经过语音和文本当即与团队沟通。对于大型活动，最好依托对讲机——即便 WiFi 或蜂窝服务出现问题，它们也能正常运行。

　　6.召开班前会议

　　以跨团队的集会开始每一天。不需求很长期——10 分钟的站立会议也可以。在屡屡活动以前聚在一块儿，让每个人都清楚本身的义务，并贯注一种主人翁感。食品和饮料将知道预期的实质，包含所有最后一刻的变迁。管该当天任务的团队成员将有明确的优先级。这建立了过滤到活动客户端的质量和一致性。

　　与企业活动策划者构建关系

　　要与公司策划师进行新的发卖或刺激重复业务，您需求一定程度的熟悉度。他们对活动策划的满意程度怎么?他们还有其余工作职责吗?他们的场地痛点是什么?值得庆幸的是，随着时间的推移，有许多攻略可以激起和加深这些关系。

　　7. 参加标的市场的活动

　　在一个压力较小、中立的地点结识策划职员，他们不会感到压力。确保您参加适当的会议、研究会和其余活动 ——无论是面对面的、虚拟的仍旧两者兼而有之——以构建最重要的个人联系。如果可能的话，从您的活动团队中带上或引见一两个关键成员，向潜在客户展示您提供的专科水安然平静客户服务。

　　8. 保持与策划者的沟通确实和晶莹

　　闲谈和提供个人格调之间有一条细线。在适当的时候经过电子邮件和电话跟进，但不要用“仅仅签到”的信息来浸没策划者——有一些内容性的东西可以共享或扣问。不要自动开始向策划职员发送电子邮件通讯等营销质料;相反，让他们知道如果有兴会可以去哪里注册。记下在你的信息中尽可能运用支持的语调，而不是发卖的语调。

　　9. 让您的网站访问在竞争中脱颖而出

　　让来访的计划者感到出格：了解他们何时达到，并提早在大厅找人与他们见面。提供咖啡和茶，并将他们引见给尽可能多的活动日团队。与您的 A/V 团队在您的一个会议室中向他们进行演示。在您的场地共享类似活动的精彩照片和3D 活动图表，以展示您的准备环境。在社交距离期间，虚拟游览也是如斯。运用所有和任何技能为策划者提供他们在预测将要发生的活动时所需的重要信息至关重要。

　　10. 向策划者扣问他们的三大场馆增值

　　与策划者联系，了解他们在场地中最垂青的东西。例如，他们可能最体贴注册和活动管理技能。或者，也许为与会者提供白手套特性化是他们的首要任务。也许他们想要有限的会议空偶尔食品和饮料折扣。了解具体环境，在他们体贴的畛域提供准确的激励措施和职员配备，例如技能支持或非同寻常的咖啡吧。

　　与供应商构建固定的合作搭档关系

　　活动策划者但愿您成为供应商值得信赖的资材——这就是为什么您必需与您所在地区的餐饮公司、A/V 公司和其余活动服务提供商构建固定的合作搭档关系。经过与供应商构建关系，您可以在旺季为您的客户赢得优先购置权。这是一个增值的专科策划师记下。

　　11. 将您的物业打造为当地的杰出玩家

　　小型企业在您的旅店物业方圆来往来往。经过在当地商会的活动和旅店业之夜保持可见性，为您的长凳提供优质的支持。考虑赞助当地活动和组织，或经过广告维持在媒体中的存留。

　　12. 举行供应商交易会

　　经过一年一度的活动展示您的设施，吸引潜在的新花店、食品卡车、A/V 专科人士和餐饮服务商。除了为您的活动客户审查潜在的新资材外，这还让首选供应商知道他们必需将他们的 A-game 带到每个功用中。

　　13. 出格留神你的第一纵梁

　　有时会为值得信赖的供应商提供水疗服务甚至客房住宿等便利设施。在您的礼品店或旅店酒吧/餐厅为他们提供折扣。发起在您的网站上将他们列为首选供应商，或创办他们可以在其网站上发布的品牌徽章(链接到您的旅店)。在社交媒体上与他们联系 — 提高您对他们的追随者的知名度 — 并发布在线点评。

　　专一于长时间场馆资产管理

　　将本身构建为靠得住和首选的场所在很大程度上取决于您的设施。您的宴会厅是否具备超卓的音响效果?您的展厅是否有足够的浴室(正常工作)?您的 HVAC 功用怎么?您的场地在举行混合活动方面的适应性怎么? 资产管理使您的场地在将来保持活力。

　　14. 优先考虑变动

　　今天的策划师但愿场地空间是空白(但通过抛光)的画布，他们可以在其上建立超卓的项目。没有显现年纪或短少有吸引力的现立室具的场地根本没有竞争力。子细检查您的会议室并安排更新，以吸引策划者的更多兴会。但不要就此止步。最重要的是，确保您的场地配备齐全，以支持 安全的会议和活动，重点关注从最新的健康和安全协议到社交距离安排再到安全食品和饮料的方方面面。行业的将来转眼万变，保持音信闭塞并进行所有必要的升级以为而今和将来的每个有关职员提供安整体验比往常所有时候都更加重要。

　　15. 根据您的标的活动特性化您的场地

　　您应该可以或许特性化每个活动。如果您在公司活动旺季的闲暇时间在SMERF 团体发卖方面做得很好，您需求将这些受众纳入您的更新计划。例如，您可能是民间团体或非营利组织组织的年度活动的热点场所。此中一些组织依然依赖于技能含量低的会议工具，例如白板——是以请保持手头的供应。

　　你在夏季画游览年青体育联盟或家庭团聚吗?准备好在会议室看电影之夜的舒坦椅子，以及放在游泳池邻近的便携式冰淇淋吧 - 只在需求时才推出。

　　16. 让您的技能保持当先地位

　　如果您的技能不是最新的，活动策划者将不会再与您合作。主题演讲期间的 WiFi 故障、直播中缀或当您向与会者扣问数字问题时(无论是面对面仍旧在线)，城市严重败坏活动的流程。活动参与者会很快感到懊丧，您的场地将在策划者中获得坏名声。确保您的设施可以或许支持最新的活动技能趋势，例如游玩化、举动推举引擎、投影映照和第二屏幕。

　　将心比心为活动策划者和活动参与者着想

　　从试图参加潜在利润丰富的商业展览或会议的人的角度体验您的场地。这是衡量客户服务和识别问题点的好方法。

　　17. 每周进行一次排查以查找问题

　　从您的场地外开始，然后进入，紧密亲密关注细节。评估停车环境和达到/离开下客区的安全性、清洁度和流量。查看从前台到您的展览空间的内部标牌，看看它是否有效地引导了与会者。检查您的公共厕所容量、功用和清洁度。请务必在整个路程中测试智能手机上的 WiFi 旌旗灯号，以识别盲点。

　　18.运用“机密”或“诡秘”客人

　　虽然这感觉像是一种“得到你”的攻略，但诡秘客人最好用来揭示影响客户满意度的长时间服务和维护问题。让这些客人在旅店留宿，体验入住、客房服务、餐厅、礼品店和礼宾服务。您可以运用旅店诡秘购物服务，例如Coyle Hospitality Group或 Guest Check。或者，您可以向住在您旅店的同事、伴侣和家人征求诚实的意见。

　　19. 阐发入住体验，查找优化和精简的机会

　　了解问题所在将扶助您订定改观旅店团体入住流程的攻略。如果您提供超距离团体签到，请在 iPhone 和 Android 上测试它的速度和正确性。无论是您本身仍旧经过诡秘客人进行步行，设置一个计时器以查看在前台以及经过电子信息亭操持登机手续需求多长期。招集工作职员到信息亭追求扶助并评估他们的反响。随身携带大度行李，看看这对操持登机手续有何影响。实验在高峰时间与全员一块儿操持登机手续，以及在团队成员较少的较慢时间操持登机手续。

　　20. 将活动策划者增添到您的团队中

　　确保您知道活动策划者想要什么的一种方法 是聘请他们加入您的旅店场地团队。聘请在您的主要畛域有专长的策划师，无论是 MICE、SMERF 仍旧奢华婚礼。或者聘请在您想吸引更多活动(例如公司年会或大型会议)方面经验丰厚的策划职员。如下是活动策划者怎么扶助您完善场地管理：

　　发现您提供的每个活动空间的设计和技能方面的不足。

　　与其余策划者构建预先存留的关系。

　　在行业活动中与策划者构建新的关系。

　　为在您的场地举行活动的客户提供专科知识。