旅店和场地 RFP 流程基本指导 旅馆用地和酒店用地有什么区别

　　如果您从事会议和活动行业，很有可能您必需在某个时候发送 RFP。但是什么是 RFP?整个过程是什么样的?

　　一、什么是 RFP?

　　RFP 或征求建议书是公司、政府和其余组织进行大宗采购的过程。在会议和活动行业，最佳的 RFP 通常被觉得是改观场地采购流程和最大化投资回报率的基石。由活动组织者提交，创办 RFP 以查找供应商和采购服务，例如食物选择、视听、会议空间等。通常在没有首选供应商的环境下在差别都会规划活动时发送，和/或当规划者筹算选择新的场地或供应商时。如果活动要求与上一年相比发生重大变迁，例如活动规模和预算，也可以发送。

　　二、为什么要提交 RFP?

　　经验丰厚的活动策划者在一段时间内与场地和供应商构建关系是正常的。但这种关系不应该变为一次又一次地回到统一个地方的责任。如果您继续运用统一个供应商，您可能会忘记市场价值并终究支付更多!随着供应商持续扭转他们的产品以吸引规划者，发送提案请求可以扶助您选择理想的合身。经过在 RFP 中扣问相关服务和定价的精准问题，您可以了解哪个供应商违心为您提供最优惠的价钱。

　　换句话说，发送 RFP 可以为您带来巨大的战略和战术价值。毕竟，次优结果和无效流程是不良事宜溯源的多见特征。在本详细指导中，咱们将揭示编辑有效 RFP 的过程，并引导您了解一些 RFP 完美理论。

　　三、旅店、场地和会议的 RFP - 怎么编辑活动场地 RFP

　　世界各地的活动策划者一致觉得，在建立RFP 流程上投入时间可以产生重大收益，从而提高活动的全体质量。这是咱们为旅店和场所编辑有效 RFP 的分步过程。

　　1. 提供概括

　　设计 RFP 时，您应该提供组织的任何详细信息以及您要求收件人投目标特定事宜。这有助于诠释您的需要以及为什么您觉得旅店或场地与您所追求的一致。关键是要避免平常而谈，并具体说明活动主题、与会者人口统计、交通和其余要求。您的要求越精准，您将获得越可行的建议。

　　2. 陈述目的

　　您的 RFP 应在任何可能的意义上明确定义您的活动的目的。这是一次性事宜仍旧每年城市发生?包含该信息。如果一切顺利，您还应该提及是否想让该场地成为首选目的地。标的是让场地知道他们未来可能会获得更多业务，这可能会招致更具竞争力的价钱。在此过程中，不要忘记提及您的活动标的，并扣问供应商怎么扶助您兑现这些标的。

　　3. 创办事宜安装文件

　　您的活动资料将包括您想要从场地获得的东西的清单。它使您可以定义和确定您想要从供应商处获得的任何信息并设定期望。

　　提交

　　在订定 RFP 时，您应该包含提交地点的详细信息，例如提案截至日期、应怎么退回以及您筹算何时做出决意。

　　定时

　　提供活动的时间和日期。还可以提一下您需求在活动当天多早进入场地。

　　事宜

　　这可能是您的 RFP 中最重要的部份。它是包括任何活动详细信息的地方。一些值得一提的细节是：

　　事宜类型

　　活动情势

　　活动的主题、主题和愿景

　　所有汗青事宜细节或其余后台信息(共享过去事宜的图片真的很有扶助!)

　　在氛围和部署方面的所有偏好

　　您的活动页面以及社交媒体句柄

　　观众

　　您的 RFP 应清楚地说明您预计参加活动的最少和至多人数以及标的受众的人口统计数据。

　　会议室

　　根据预期参加者的数量，提及房间需求有多大，以及分组会商室和前厅空间。扣问是否有可用的绿色房间和场地的平面图。这将扶助您设置活动并将与活动有关的质料保管在一个地方。

　　食品与饮品

　　在本部份中，说明您的餐饮支出以及您筹算为客人提供的茶点类型。如果有所有饮食偏好或饮食节制，请不要忘记提及。

　　技能、AV 和 Wi-Fi

　　说明您对房间的 AV 设置和装备的要求。别的，请提及是否需求 WiFi 连接以及您需求的所有其余类型的技能。

　　4. 披露预算

　　在您的 RFP 中，诠释预算指导至关重要。确定并包含停车、互联网/公用事业、场地、餐饮、劳动力等的价钱。

　　5. 保持联系

　　当您为场地和旅店编辑 RFP 时，请确保可以与他们沟通。阅览您的提案后，供应商可能会有疑难。是以，请在 RFP 中提及您的公司名称、邮寄地址和电话号码。为了使沟通更简单，请披露您首选的沟通方式并提供备用联系电话。

　　四、RFP 完美理论

　　既然您已经了解了为场地和旅店编辑有效 RFP 的过程，那么您应该服膺某些 RFP 采购完美理论，以充分利用活动采购流程。

　　1、与好处有关者合作

　　在您开始起草 RFP 以前，请了解哪些好处有关者需求参与购置决议。安排几轮内部会议以了解业务和总体预算，以便您可以在 RFP 中进行沟通。在这些会议中，您还应该确定怎么对供应商进行评分、评估规范和潜在的“败坏交易者”。记实团队的反响并完毕共识。

　　2、请明确点

　　体例一份您但愿包括在 RFP 中的问题列表。为了扶助您入门，咱们已经在本指导中共享了一些问题。包含盛开式问题以及比较一个供应商与另一个供应商的规范也是明智的。由于您的活动有时间表，请不要忘记为内部好处有关者和供应商设定明确的时间表。

　　3、分数和候选名单

　　让内部好处有关者参与评估过程并对供应商的反响进行评分。淘汰不符合最低要求的供应商。根据他们的优势比较和评分差别的供应商。将得分最高的人列入候选名单，选择获胜者并订立合同。

　　4、追求更多信息

　　当您遵循这些 RFP 采购完美理论时，在做出终究决意以前不要羞于要求演示或会议。阅览点评和联系参照资料以确保您的选择也是一个好习气。

　　5、协商完美交易

　　一旦您对供应商进行了评分，您可能但愿与其余当先的竞争者进行谈判以获得可能的完美交易。谈判完成后，锁定您选择的场地并通知非获胜者。感谢他们花时间复兴您的 RFP。

　　6、运用 RFP 工具

　　管理 RFP 最流行的方法是运用包括电子表格和 Word 文档的长电子邮件线程。这是一个乏味的过程，通常会招致数据和职员不匹配。查找活动场地是一种费时艰苦的方式。为了获得正确的评估方法，许多规划职员都在选拔RFP 管理软件。

　　五、投资 RFP 管理解决方案

　　对您和您的团队而言，投资RFP 管理解决方案可能是一项扭转游玩划定规矩的投资。RFP 工具可以让您的内部好处有关者参与采购事宜的每一步，并经过在一个地方提供任何有关信息以进行直接比较来节省时间。它使您免于参照繁琐的文档，并且可以根据您设置的参数对场地进行评分。这已经完成了您的事宜采购工作的一半!