上海蓝互活动网活动策划共享：活动提案指导 上海蓝凡

　　在查找公司来策划活动时，组织通常会发布征求建议书 (RFP)。RFP 几近可以被觉得是一份工作清单。它简要概括了工作或活动，并包含提交所需的要求。

　　1、活动提案

　　有许多类型的提案，从赞助活动提案到公司活动提案。为什么要通过这个过程?它允许组织撒下一张大网，并对等地评估差别的活动公司，以找到可以或许以合适的价钱将他们的活动带入糊口的公司。这是一个尽职查询拜访的问题，也是活动策划者工作量中要求很高的一部份。不幸的是，对于活动策划者来说，提案需求时间，否则这些时间本来可以花在计划上。但是，如果没有活动，就没有所有计划。这是一个经典的catch-22。幸福的是，经过遵循一些容易的指导，您可以减少创办提案所需的时间。运用准确的攻略，您可以创办组织将响应的提案。

　　2、虚拟活动提案

　　而今，随着虚拟活动成为焦点，提出的提案也更为多样化。虚拟活动提案将具备与典范活动提案差别的要求，并且更为强调虚拟活动软件。当您将活动类型从面对面扩大到虚拟和混归并收集更多经验时，不要惧怕参加这些类型的活动。虚拟活动、虚拟会议和虚拟会议与现场活动没有什么差别，并且可以提供学习新技术的绝佳机会。

　　3、清楚了解活动提案要求

　　第一件事。寻找 RFP 并子细阅览。你不能参加任何活动。除了您的公司有计划的带宽除外，您只有这样多时间花在提交 RFP 上。而今，您一年提交多少活动提案取决于几个要素。你的策划公司有多大?您是否有专门的工作职员提交提案?如果您赢得提案，您的组织可以采纳哪些可行的措施?RFP 将说明基本环境。在大大都环境下，这包含活动日期、地点、规模和概览。

　　阅览 RFP 时问本身这些问题

　　查看 RFP 要讲和截至日期，您是否有时间创办提案?

　　你有足够的带宽来举行这个活动吗?

　　你有需求的资材吗?

　　本次活动将为贵公司带来什么?

　　该活动是否顺应您的活动组合?

　　一切都与活动相关

　　有时 RFP 会出来，看起来很最佳……除非它在一周内到期，并且与您每年举行的活动重叠，并且需求额定的工作职员，这象征着您必需获得新技能等等。你对此感到兴奋吗?你觉得它会提升你的活动公司的品牌，并在将来给你更多的机会吗?去吧。

　　4、了解活动提案的市场要求

　　不少时候，您但愿计划的活动是由与您公司所在的统一地点的组织进行的。不少时候，他们不是。在您的市场上不高贵的东西可能在其余市场上很高贵。在意识到您要提交可能会影响您提交的 RFP 后，需求采纳一些步骤。

　　成本是相对于的

　　市场影响成本。最重要的是，位置会影响成本。如果活动在您不习气工作的都会举办，请进行研讨。您必需在提案中提供预算，这仅仅第一步。该位置是否会以所有方式影响您的正常运营成本?考虑到这一点。您需求对劳动力、食物和场地的成本有一个现实的了解，才能订定预算草案。

　　了解数据安全、劳工等法例

　　无论活动是在国内仍旧国际上举行，每个州的规章都差别。从消防法例到交通、数据安全到劳动法，您需求了解可能影响活动的法律法例。做一些发端研讨，看看您的正常经营方式是否会受到影响。

　　5、查找最佳的活动利基

　　屡屡考虑新的 RFP 时，您都应该考虑潜在活动是否符合您的活动计划攻略。您的公司品牌基于您计划的活动。会议和活动行业很是庞大。从狭隘的会议到狂野的产品发布派对，有各种各样的活动需求计划。您的活动策划公司是做什么的?

　　创造性思考

　　什么让你兴奋?大型体验活动?内部公司晚宴?弄清楚你的专长应该是什么。从那里，您可以对您计划的活动更为挑剔。虽然构建您的活动组合以到达您想要的类型可能需求时间，但方向是关键。如果您想成为婚礼的首选活动策划公司，您不应该计划医疗会议。您提交的每个提案都应符合您多年来建立或正在实验建立的叙述。

　　6、总结客户需要

　　提案都是关于告诉客户他们想听什么。说他们的言语。它从 RFP 开始。在您完成提案流程以前，您应该期望从头阅览 RFP 约莫一百次。这并不夸张。当波及到提案时，你永远不应该脱离脚本。RFP 概括了客户想知道的实质。但是，请确保不要过渡发卖您可以或许提供的产品。

　　从 RFP 建立活动提案

　　RFP 往往很是明确。这不是一个把戏。如果客户想要包括信息，您必需包括它。收到 RFP 后，确定要提交活动提案后，请与您的团队坐下来。让每个人通读提案，并根据 RFP 列出要讲和问题。有什么需求进一步澄清的吗?大大都客户允许公司在活动提案到期以前提出问题。留神问题的截至日期。如果你需求清晰，那是时候问了。通常，要求将包含提案构造。您的团队是否创办了一个看起来像您的大纲?如果您对需求包括的实质完毕一致，并且如果存留所需的构造，则您已经建立了一个活动提案模板。

　　7、活动提案要点

　　将您的活动提案汇总在一块儿时，您将运用您在阅览 RFP 时创办的模板或大纲。如何强调都不过分——如果 RFP 要求包括某些实质，则必需将其包括在内。如果未提交要求，则不会考虑您的提案。RFP 中要求的所有实质都是必不成少的活动提案。

　　主要提升：活动预算

　　运用 RFP 中提供的信息，您需求创办预算。预算是了解市场的重要缘故原由之一。如果你进得太高，你将不会被考虑。太低了，您将没法在不损害您的底线的环境下托付。预算不是气象万千的，但应该尽可能濒临现实。波及活动预算。花时间子细预算。确保包含挪移活动应用程序和活动管理工具等成本。除了让客户清楚地了解您的字面价值除外，它还将扶助您了解您可以从活动中获得的回报。要清楚，包含任何成本，并尽可能少地低估。

　　了解日期：活动时间表

　　如果您需求创办活动时间线，请保持容易。不要太沉浸于设计。像预算这么的活动时间表是草稿，是对即将发生的事情和时间的估量。增添大型里程碑可能会有所扶助，例怎么时选择场地，以及与客户反复接触的本原。在活动提案中，活动时间线清楚地展示了您的团队怎么计划和执行活动。

　　从经验中罗致经验：活动示例

　　客户想知道你的威力。他们通常会要求您包括两到五个活动示例。选择活动时，创办一个能引发客户共鸣的故事。毕竟，这个发起是关于他们和他们的活动的。如果提案是针对晚会的，请包含您制作的晚会的示例。没有所有类似的活动要包含?尽可能靠近。你用来描绘活动及其成功的言语是有扶助的。不要忘记包括图像。包含指向您从活动管理软件获得的活动成功的报告和关键数据。

　　展示团队：简历

　　客户想知道他们将与谁合作。这是一个让您的职工大放异彩的机会。拉简历时，升级它们以迎合客户。展示您的团队的经验，但始终反映您想要赢得的赛事。如果团队成员没有机会从事该项目，即便他们有最丰厚的经验，也不要在提案中包含他们。再次，不要超卖。

　　分解：服务范畴

　　您将提供哪些服务?服务范畴包含客户但愿您涵盖的任何实质。有时，多个 RFP 会针对某个活动的一部份进行，例如规划、AV 等。其余时候，您需求引入供应商以满足 RFP 的要求。如果您运用活动技能，您可能但愿在此处包括它。应包含 AV 合作搭档、技能合作搭档和构想合作搭档等供应商。细分您的服务范畴。如果 RFP 要求，请包含每个角色的成本，因为它与预算一致。

　　8、成功的活动提案设计

　　你的发起不只是是关于信息。这是关于活动提案设计的。活动策划是一种体验。如果您提交的提案乏善可陈，客户会觉得您的公司乏善可陈。应该大度运用设计和图像。在决意提案的设计时，从容易开始。想想客户。他们是否为活动设计提供了所有指南?将此视为一个思考大局的机会。这是您用您对活动的想法让他们目炫撩乱的机会。不要忘记运用客户的标志，这是关于他们的。

　　9、活动提案模板

　　虽然您的活动提案模板将依赖于 RFP 要求，但有一些规范的活动提案要领包含在内。运用该列表作为指导。始终，始终，始终从 RFP 工作。不幸的是，每个活动提案都是差别的。每个活动都是差别的。要创办获胜的活动提案，您需求为客户量身定制提案。

　　您的活动提案模板的清单

　　封面

　　名目

　　客户名称

　　客户标志

　　活动名称

　　活动日期

　　您的公司名称

　　您的公司徽标

　　贵公司联系方式

　　公司简介

　　活动概览

　　团队简历

　　活动预算

　　活动时间线

　　工作范畴

　　活动体验(示例活动)

　　RFP 要求

　　检查一致性、语法、拼写和准确的设计

　　10、活动提案引见

　　活动提案是第一步。一般来说，一旦提案被提交和评估，客户就会缩小他们的选择范畴。如果您被选中进行活动提案演示，客户会通知您。演示文稿将有本身的要求。您可以搜刮示例活动提案演示文稿以扶助您入门。如果你能到达这个阶段，你就濒临赢得角逐了。

　　11、提交您的活动提案

　　通过任何费力的工作，您可以提交您的活动提案，因为您知道您已尽力而为。

　　请记下，RFP 不是用来棍骗您的。如果您有什么不明白的，请让客户澄清。根据客户的需要定制演示文稿。您提交的活动提案越多，他们就越简单获得。寻求符合您公司标的并扶助您进一步发展业务的标的。活动提案可能是一个耗时的费事，但它们不需求增加压力。虽然您应该使每个提案都与客户需要保持一致，但这并不料味着您屡屡都需求重新开始。团队简历和公司信息等本原知识应该已经存留。花点时间处置每个活动提案。质量而不是数量。祝你好运!