远距离场地采购：2022 年更安全的活动策划

　　作为一名策划者，您可能专一于您的活动计划的将来——即便在家工作时也是如斯。但事例是，对于许多活动专科人士来说，场地采购而今充满了新的挑战和担忧——此中许多是他们之前从未经历过的。从远处采购场地以兑现更安全的活动策划是许多策划者必需在短期内开发的一项新技术。

　　当混合和现场活动返回时，将有一种崭新的方式来思考活动空间和部署，此中包括您之前不必考虑的细节。与会者将恭候一个具备社交距离和健康协议的情况，找到可以提供安全活动体验的最佳场所比往常所有时候都更为重要。

　　额定的挑战是找到有足够空间的活动空间来容纳确保安全的部署，而无需亲自到现场查看。在这篇文章中，咱们将会商怎么自信地为与会者找到最佳的场地，同时让他们在安全方面安心。

　　一、活动溯源的将来就在这里

　　最近的场地采购攻略集中在典范要素，如位置和目的地吸引力、预算、交通、A/V、会议空间、夜糊口和娱乐等。任何这些方面依然 100% 阐扬作用，新层安全是您的与会者和职工最体贴的问题。是以，您的要求需求进行整合，这象征着以新的方式与您选择的场地紧密亲密合作。

　　1、查找满足您要求的场地

　　咱们知道差别的州和地方有差别的安全要求，想要吸引会议、会议和商业展览的旅店和场所正在努力确保它们满足这些要求。而且，在波及安全问题时，您的组织可能有比州或地方准则更严格(或更宽松)的规范。您采购过程中的这一问题象征着与场地紧密亲密合作以满足您的要求以及其余准则。别的，您的一些与会者可能对参加活动感到焦虑，而其余人可能急于参加。考虑到任何这些要素，深刻了解本原是采购时的良好初阶。您可能想问您的潜在会议地点的问题可能包含：

　　是否可以在每个房间的门上增添房间封条，以通知房间自上次完全清洁以来没有被访问过?

　　最常运用的客人区域的消毒时间表是什么?

　　旅店内的健身房和健身器材有哪些清洁指导?

　　是否有可供客人运用的消毒湿巾?洗手液呢?房间如何样?

　　他们提供无接触入住和无钥匙客房吗?

　　他们选拔了哪些类型的创新消毒技能?

　　当谈到社交距离时，场地的部署是最重要的。这实用于 10 位客人或 10,000 位客人。场地或旅店怎么管理社交距离将在您的与会者心中。他们还想知道在他们答应注册然后参加您的活动以前，您筹算怎么让每个人相互保持安全距离。

　　在提交 RFP 以前，请子细查看平面图。如果旅店和场所正在运用事宜图表软件，那就太好了。如果没有，您可以利用这些工具来扶助以数字方式可视化和布置会议空间。

　　2、为您的活动规划空间并实施距离准则

　　事宜图表工具减轻了没法进行现场访问的负担，并扶助您在舒坦的办公桌(或沙发!)上规划您的会议空间。您可以实时协作，为任何与会者创造安全的活动体验，包含：

　　设计您的活动以适应社交距离和安全准则，以确保您在每个空间都有合适的参加者容量

　　为公共区域绘制手部消毒站、口罩站、壁挂式清洁站等位置

　　运行图表检查以确保您的部署符合指定要求

　　与好处有关者合作并以虚拟方式访问您的场地，以查看您的活动的具体环境

　　3、自定义平面图为与会者提供安全的情况

　　在规划和举行安全活动时， 数字事宜图表工具和虚拟游览 是适应社交距离的好方法，包含：

　　让可能对事宜持续变迁的性子感到焦虑的与会者高枕而卧

　　满足任何安全准则并根据基于州和地方准则的社交距离措施设置空间

　　为无压力的与会者提供非接触式登记

　　确保会议空间足够大，可以满足预期的列席人数并避免过渡拥挤

　　利用箭头引导与会者流淌，以指示空间内的顺畅旅行

　　在理想的位置设置易于寻找/访问的洗手液站

　　二、远距离场地采购确保活动更安全

　　忘记您对空间要求的了解。社交距离正在扭转这一切。曾经可容纳 500 人的场地可能不再实用。运用技能将扶助您找到合适的场地并从旅店收集关键信息，以确保场地符合新常态并满足与会者的需要和关注点。您可以访问场地资料上的图表，以真正了解空间，而无需进行现场访问。

　　比往常所有时候都更重要的是，您的与会者的福祉必需是您的首要任务。你必需让焦虑、不情愿的大众放心。组织者越能构建和推广安整体验，他们就越有可能成功举行、参加人数泛滥的活动。

　　这象征着要子细规划活动体验的每个部份，从查找和管理场地的物理空间到与会者怎么登记、在活动中挪移、消费实质和彼此探讨。