怎么办妥一场发布会活动

    很多局外人认为发布会活动(Event)就是短短的几小时，没什么了不得。没错，“又臭又长”的发布会不是好公关，好的Event短短一瞬让你冷艳一生，比方乔布斯那凌空淡然一晃；又有人认为发布会活动是一件极神奇的事，出格是时髦奢侈品的发布，令人目炫撩乱，目眩神怡，是怎样的如来神手才能如斯翻云覆雨？

    其实，发布会既不容易，也不诡秘，不管是互联网的“小米Style”仍旧奢侈品的“香奈儿Style”，在这里， 发布会策划公司为大伙儿总结出一条“ICE”法则，只消抓住重点因素，即使是零本原，也可以做出“普大喜奔”的优秀发布会活动。

发布会的I.C.E.法则：
    要办发布会，需求从I ( Idea) 想法创意，C (Communication) 传播， E (Event Execution)活动执行三点动身。下面，咱们就一条条开展来讲：

(一)IDEA：是发布会的魂灵
    一场好的发布会绝不仅是“高端大气上层次”，其关键在于环抱和突出“核心主题”，给人留下深入影像。否则即便再闹热热烈繁华，再奢华，也会变为过往云烟，造成最忌讳的“失焦”征象。
    如果是小米这么的“互联网式”公司，其主要创意是基于“产品”独个性和“粉丝”关系上，不要花过量情势考虑情势，可以格调简约，直接，重点落在产品展现(如经过埋包裹设恭候等方法)适合粉丝“民意”的活动，互联网口碑传播等方面。
    而如果是大牌奢侈品，通常会更注重本季的“时髦主题”是什么，想要转达的“精神和格调”是什么，这种精神需求什么样的创意来转达?以是，氛围营造和明星代表从保守意义上是创意的重点。
    总结来说，不管是什么类型的发布会，一开始起首要明确标的，确定活动主题，基于主题将主要创意创造出来。不要过于贪婪，其实一场发布会只消有一个最大的亮点就足够了，因为任何来参加的人，以及后续的报道，通常城市集中对某一个点发生兴会和会商，即便有多幕，建议也是有档次递进，以烘托最高潮的部份。
    有了主标题标，便有了重点，后续的工作一定要集中此点发力。

    再好的创意也要预算(Budget)支撑
    有经验的公关活动管理者，会迅速将创意，场地，制作，明星等等任何实质在脑海中分别标价，从而形成大概合感性框架。这可就是金牛座的绝活了，统制好预算，并且把钱花在该花的地方至关重要。
    破费的大头是明星佳宾，场地，搭建，表演等。如果是范冰冰这么量级的明星，出场费通常要200万起，当然，还要看关系;网上KOL(意见首领)而今也是炙手可热，不仅有传播价值，而且自身还会是有力的自媒体。
    场地是一个考察眼光和创意的东东，通常发布会会挑选在大型会议重心，旅店，体育场等地，但不少时候，包下一些有创意的餐厅也是特性价比很高的挑选，找一个很是文雅，并有浅水池的咖啡厅，仅用10万元包下，便进行了一场很是美的水中时髦发布会活动，T台搭在水中，模特参差而来，灯光泽映梦幻。

(二)Execution：是发布会活动的身体
    有了预算范畴能接受的想法，接下来就是如何做了。(为了便于大伙儿理解，这部份放在Communication传播前面，)。
    发布会执行其实简单掌控，只消记下3W: Where, Who, When

1、Where 选址
    选址要考虑几点：容量，设施，层次，破费，交通，配套(如餐饮住宿)，备案。并且需求打出预定时间的提早量，越是参会人数多的发布会，越是热点地点，越是会与热点时偶尔事宜撞车，就越需求提早预定，为了稳妥起见，可以同时考察多个地点方案。
    再就是天色问题，有创意，曼妙的地址，常常在户外，大伙儿还记不记得“小时代”里原本选址的地方突然下起了鹅毛大雪，多亏顾里提早准备了室内备选吧。不过看到那段的时候，我居然有些奇思妙想，在鹅毛大雪的江边，设下玻璃幕墙，里面升起和煦火炉，整个发布会如同在冰雪世界中缓缓浮动的文雅天鹅。岂不是也很好。
    当然，budget,budget!如果是时髦发布会，大致会不惜一切代价为美轮美奂的情况买单，因为“悍然不顾的极致的美”是艺术与奢侈的传播要点;而虽然而今许多互联网公司也都财大气粗，但一般不会如斯精致，花同样的钱，他们宁肯租更大的地方，从全国各地呼朋唤友招集粉丝来一场屌丝的狂欢。

    再容易提一下关于设施，交通，和配套。
    因为许多发布会活动在外地举办，以是交通便利性必需要考虑周严。同时主办方一定要准备好接送车辆(比方重要佳宾需求单独配车和司机)，而大波媒体客人可以有大巴车在机场车站等接送。即便是市内发布会，也尽量不要找过于生僻，交通出格拥堵的地方，像帝都魔都这么的地方，由于幅员过于广宽，挑选太偏远的地方将给参会者带来极大未便。
    设施，根据发布会需求，要检测最基本的电源，无线网，投影，麦克风及音响装备，桌椅是否齐备，是否够用，如果不够需求提早准备和输送。而许多时髦发布会，对舞美音效等方面要求很是高，通常需求本身进行繁复搭建，少则半天，多则数日，这就一定要跟场地提供方协商好进程事件，通常需求多支付很多场租费用。
    配套的餐饮，住宿也很重要，最好能和会场安排在一块儿，这也是发布会喜欢挑选旅店的重要缘故原由。如果餐饮离会场较远，则需求安排好轨道和带队职员。比方有次咱们在北京会议重心举行大型活动，人数过千，需求开多个餐厅，分散在遍地，咱们便在参会票证上就按颜色对应好餐厅，每个人收到差别的轨道指引。

    有了微信以后，可以大大提高效益，如提早做好微信账号，请与会职员关注微信，而后各种信息可以微信传送。当然，千万不要彻底依赖新方法，打印好会议日程，即便短信通知，着实不行电话联系，都是不能偷懒的。做活动，忠心就讲一个“细”字。
    有人，有钱，接下来还有一个很重要的，那边是时间表。千万别以为Time line is just timeline，时间表可是将整个项目串起的一张总表，需求天蝎座这种极岑寂，理智，抓得住重点，不怕得罪人的同志来统制全体的节奏。如果你Missed the deadline，你会发现暗地里有个冷飕飕的蝎子说“you are dead!” 这个时间表，不是最后咱们说的“minute by minute ”Rundown，那么细碎的事情，可以交给处女座来完成，天蝎作为PM(项目经理)负责总体的规划。
    通常一个大型盛典，从3个月前就会开始筹划，因为需求预留一些重要人物的时间，需求给场地预定，物料制作，排练等留够时间。通常，咱们会把“Launch Day”发布日先确定下来，然后倒推时间表，并根据时间表上的工作任务，安排每一个具体的负责人，并定期开会互相传递进展。

2、Who 职员分为几大部份：
    受邀职员：主办方带领，特邀佳宾，明星佳宾，媒体自媒体及其余意见首领(博主，微博大V等)，粉丝；
    工作职员：公司内部工作职员，外部公关公司，活动公司，演员(不是指明星，是活动中表演者)，主持人(很重要)，礼仪，外请化装师，摄像摄影师。
    先说受邀职员，要提早拟定，与场地预定一样，越重要，越热点的带领，佳宾，明星越要提早预约。明星的费用较高(动辄几十上百万一场)，但是许多电视，时髦媒体都是冲着明星来的，他们主要带来传播效应，以是时髦发布会，出格是奢侈品，一定会请有层次的明星来“站台”，当然，明星也有危害，因为是名人，以是一定要留神近期形象是否健康，有无负面，当然，有些斗胆的品牌专门会请话题明星，引起关注，反正这事把双刃剑，就看怎么把控了。

    而对于互联网发布会，通常主角很容易，就是产品和老板，不需求请明星来站台，反而佳宾长短常重要的，比方合作厂商，重要的业内人物，有影响力的媒体等等，这时候，设计好佳宾间的互动很是重要，又或者说，只消请对了人，未必须要给他们设计话题，只消高层之间提早有良好的沟通和意见碰撞，就会在现场产生火花(当然，大佬们的时间可不好book，可以提早安排通电话或会议室聊到，也可在发布会活动前的苏息时间专门请双方宁静的聊聊)。对于这些比较尊贵的客人，一定要有专人招待和引导，要安排出格房间进行苏息和化装。
    对于媒体，通常提早1到2周通知即可(除非请level很是高出格忙的主编等)，但一定要屡次确认(电话，约请函，动身前确认，短信等)。差别的活动，自然约请的媒体和意见首领差别，不过而今时髦大趴也越来越重视网上意见首领(KOL, Key opinion leader)的意见，网络红人们看秀征象越来越多。像小米这么的发布会，则简直就是粉丝们的狂欢。
    再说工作职员。 通常公司内部，公关公司和活动公司三个部份为核心职员，要形成工作组，发布会前就要经常开碰头会，保证无缝对接。会场上工作职员通常同一着装(根据发布会调性)一般比较低调但不轻率，需求佩戴工作牌，不少时候工作牌根据工作性子做好区分，工作职员最重要的准绳就是“一人盯一事，事事有独一负责人”，不管在公司里是什么职位，在发布会中可能你就负责明星引导，重新跟到尾，就负责盯椅子，什么时候需求给台上佳宾分秒不差的递上去(一场最佳的发布会就是这么一个个细节串起来的)。

    主持人，长短常重要的。在小米发布会活动中，雷布斯则自始至终本身客串了下来。其实这何尝不成，因为主持人根本的任务就是串活整个活动，还有谁比雷布斯本身更了解小米呢?时装发布会中，有时也可以让设计师本身客串主持人，而不少奢侈品，消费品发布会，通常仍旧会请专业主持人，有时还需双语主持。当然，请个表达和控场威力很好的名人或意见首领做主持，也是不错的挑选。
    有时咱们会忽视摄影摄像，化装，造型师这些工作职员，其实他们很是重要。一般中型发布会要有摄影摄像各两名，要找熟悉有关题材的职员，一场发布会要让没来的人看到，可就全靠这几个哥们了。他们需求提早几个小时来会场，由公关公司带着告知重要时点，人物和场景，以及留神事项。拍完之后，需立刻将照片导出给公关公司选片，以是，需带好有关存储装备。化装造型根据佳宾和明星，演员及礼仪人数配备。重要佳宾和明星最好有相熟的专门化装造型师，千万别小瞧这些脸皮工程哦，100万的明星都请来了，别吝啬1，2万的“脸皮费”，别惊讶，还真是就这个价。

3、When 时间表 ( Timeline & Rundown )
    对于发布会来说，时间表，就是生命线。因为时间表不只是是记实时间，更是把整个项目串起来，理清项目实质，以及分工负责的项目明细表。业内人士常常有timeline胁迫症。只消做一个项目就要先根据发布时间倒推回去，为每一部份工作留出时间，调配好负责人，列出而今的情态以及下一步需求解决的问题。
    通常，会有两种时间表，第一种是从项目开始准备时就列的大时间表，根据具体环境，提早2个月左右，可以分几大块，如媒体公关，活动搭建，明星佳宾等，分给差别的负责人，然后根据各方进度随时综合协调。这里有一个木桶原理，就是如果此中一部份有不能逾越的坚苦，如，场地协调不了，老板不能来等，整个项目城市受到影响。另外一个时间表就是咱们常说的Rundown，是发布会马上就要开始前，现场的执行表，要基于发布会环限制定，咱们常说要细化到“Minute by minute” 其实真的一点都不夸张，比方在Kick-off moment 可能舞台上的发言人手一挥，任何的布景，音乐，演员都要一块上，简直是精准到秒才对。
    有了时间表，整个团队的工作才能启动，义务也清晰了。每个人也都清楚了跨部门的问题要找谁。每个时间表都有“Deadline”死线，当然时间表的总控一定要留无余地，心里清楚dead deadline 在哪儿，因为“任何可能出问题的地方城市出问题”(Everything that can go wrong will go wrong)。

(三)Communication：是发布会活动的表达
    一个发布会活动，少则来几十人，多则上千人。可咱们花大力气去做，是但愿它的影响力能到达千万人。
    开头就说过“IDEA” 不管是小米的“产品创新”“金字塔式粉丝联动”，仍旧时髦奢侈品令人目炫撩乱的场景“创意”，其实都是为了“deliver message”转达信息。最近在办公楼电梯旁看了一则出格好玩的广告，里面穿梭着各种名人(如于谦扇着扇子在大巷上扭捏)大伙儿都好奇的张大嘴巴看，直到最后突然开出一辆别克车，这时，电梯也来了，任何人都不解的感叹，这是个什么意思啊?有什么关系啊?以是，发布会再炫再酷，如果没有转达出出格明确的“Key message”也白费了。

沟通，有几种：
    第一，任何会场安排都指向的统一个意思，比方某特定创新，或者格调(返回60年代)包括不少细节，如现场布置，服饰，礼品，标语等，这会让人身不由己的留下清晰影像;、
    第二，讲话人的发言，come on，不要再又臭又长的一个个带领讲话了，不而要“亲切，确实，光鲜”，有时一个幽默的玩笑，直指人心，要好过冗长的发言;这里出格留神一点，就是讲稿(通常是PPT)的编辑和设计，如果不会，就去处乔布斯学习吧;
    第三，公关宣传：这就是狭义上的Communication，请媒体与KOL，为他们准备好需求的Press Kit(新闻稿，活动流程及指导，公司或新产品引见，有趣的小怀念品，车马费等)这些是需求在签到时给到媒体的，不过通常沟通最重要的是“时间节点”，谁也不但愿本身的秘密提早泄露，出格是在网络发财的今天，以是而今用softcopy(电子版)的情势发新闻稿(包括了现场照片)比较普遍。

    第四，采访和展示。咱们常常会用到一个词叫做“pitch”，pitch说白了就是指去争取到的意思(是不收费的，不是买的)，Pitch到重要媒体或自媒体的采访十分重要，因为通稿为了铺量，专访为了出深度，两者需结合。产品展示摆设，让媒体运用也是同样目的，
    第五，出稿，给到媒体信息是为了他们能最大化的传播出去，以是就需求公关们追稿审稿，这真是一个博弈和考量情商的时候了，只有公众接受到了准确的信息，才算到达目的，
    第六，二次传播，如果说刚才还不算到达目的，那么种子信息引起话题和公众热议，自觉转发就更为妙不成言了。比方说电影“致青春”就引起了公众网友们无数的会商，
    第七，KPI，传播出去终究是要考查的，比方baidu指数，比方微博热点话题，当然，还有同一行业规范的公关和广告价值计算。

    (四)小结一下，做好一场发布会，要掌握 ICE ( 想法，沟通，执行) 法则，执行层面下面，又有3W ( 时间表，选址和职员)。抓住了这些因素，再结合对本行业的理解，不管是自在奔放的“小米 Style” 仍旧奢华隆重的 “香奈儿 Style”，相信城市熟能生巧!