大型活动策划现场中执行职员的管理 大型活动方案策划书

    大型活动策划现场中，各个岗位执行职员的鼎力配合是活动圆满成功的保证，作为活动执行方，对各个岗位的执行职员实行有效的管理很有必要，职责分工不够明确，没有有效的科学管理，也没有有效的调度各部门职员，这无疑会让你感觉到执行活动的时候束手束脚，那么，在大型活动策划现场中，咱们怎么对执行职员进行有效的管理呢？

    起首，在大型活动策划执行的过程中最简单出现的三个问题：1、活动现场分工不明确招致管理纷乱；2、活动前期准备不足造成的现场事物的漏缺；3、对现场突发事宜的处置匮乏一定的准备和技巧。是以在执行活动以前咱们起首必需做好如下4件事：

1、活动执行角色的划分
    角色管理的前提是对参与活动的整体职员进行科学的角色划分，这也是实施操作活动现场工作的本原。在角色划分的过程中既要留神角色的独力性，又要留神角色所内含工作的体系性和联系性。因为角色划分的终究目的就是为了使工作分工明确，易于操作。例如对一场具备表演实质的新闻发布会或时装发布会，在舞台方面会波及到音响、灯光和舞美；而在表演方面又会波及到主持人、演员和道具。要想保证演出的顺利进行，舞台方必需充调配合演员的各方面需求，而演员方也一定要了解舞台方的各种要求。他们之间的联系不用说长短常的紧密亲密，照理说安排一个人来全权负责是再好不过了，但是因为各方的事务都很是的多，如果一个人来处置未免会显得心无余而力不足；而且两方的职员又有较着的体系属性，以是仍旧把两方的管理分开的比较好。当然，这时双方负责人的沟通就会显得很重要了。但是如果是一场小型的演出，也许一个人来管理两方面的事也会熟能生巧的。

a、活动的组织方：主要包含活动的主办方、承办方、协办方等参与活动全体策划和运作的单位和个人。不管是在程序上，仍旧事宜的实际处置过程中，活动的组织各方都需求很紧密的合作与联系，对于他们的管理和协调亦很是重要。
b、场馆方：主要是指场地的任何者或管理者。例如在体育馆举办演唱会时的体育馆方，在社区举行活动时的社区街道办或者物业管理方等。他们在整个活动的进程中充分扮演着活动实际操作过程中的把关和配合角色。
c、演员/主持/选手方：这方面主要包含参与活动的演员、主持人、参赛的选手、参加会商的讲话人等活动的表现主体职员。所谓表现主体职员，是说他们在整个活动的进程中具备一定的表演、展示、讲话等举动的职员。这种称谓主要是为了有别于活动主体职员，因为不少时候的活动主体职员主要是观众，但是观众这一齐必需单独管理。
d、舞台/灯光/音响制作方：主要包含舞台的搭建、灯光的配置、音响的调试等几个方面的工作职员。
e、佳宾/观众方：主要包含到场的带领、佳宾、评委、观众等几方面的职员。对于某些大型的活动，因为参与佳宾人数泛滥，且与之有关的活动频繁时，也可以把佳宾和观众方分开进行管理。
f、媒体记者方：主要包含活动约请的媒体和主动前来采访的媒体。因为屡屡活动城市产生一定的社会效应，而且不少公关活动的终究目的就是增加宣传力度、扩展影响力，媒体的参与对于整个活动的效率评估具备很大的参照价值。以是对于媒体方的管理也就理所当然的独力为面了。 有时候，某些大型活动的每一项都可能会有不少事务，例如一场大型的演出在演员方面，可能在道具、演员食宿、背景装备等方面都有不少事情要做，那么这个时候可以在角色划分的本原上，再对各项事务进行进一步的细分。总之，在角色的划分上应该充分考虑到具体活动的实际环境，根据实际环境来决意划分的具体实质才能取到事半功倍的效果。

2、各个活动执行职员的工作本能机能
    各种角色的管理职员之本能机能主要表而今：
a、监视和统制各种角色参与职员的到场和准备环境。例如舞台灯光音响是否已经配置和调试达成，为带领佳宾准备的笔、纸、水、名牌等是否齐备，演员是否到齐，媒体记者是否已安排妥当等；
b、负责各角色职员之间的信息沟通。参与活动的各个方面都需求互相配合，各角色管理职员应当及时转达他们之间的信息和各种配合要求；
c、负责解决各角色集体提出的各种要讲和出现的各种问题；
d、及时向项目负责人报告工作进展环境；
e、现场出现的其余有关事务。

3、活动执行职员管理在筹备期的使用
   在活动筹备期的工作安排，以及拟定工作计划的时候，咱们往往以事宜为核心来安排工作，即“什么事，派什么人”。勿庸置疑，这种管理方式具备很强的目的性和针对性，以是在活动的筹备期间具备很强的适用性。但是，如果在活动筹备期适当的使用角色管理，那么在项目的执行过程中会更为“为虎傅翼”，而对于活动现场的管理也会显得更为得心应手、熟能生巧。在筹备期的角色管理仍以活动现场角色划分为本原。即把活动现场的角色管理任务加以延伸至活动的筹备前期，以各类参与角色为线索，分别开展与之有关的筹备工作，并安排专人负责跟进整个筹备进程，并且承当活动现场的统一方面的工作。例如在舞台方面，可以在对舞台、灯光、音响制作方的联系、确认到最后订立合同都有一个人专门负责跟进（当然也可能是几个人或一个小团队），而且在最后的活动现场仍由其担任舞台、灯光、音响的有关事务。这么的话，在对现场舞台方面的监视和统制城市更为顺利高效。由于一般活动从筹备开始到活动的现场实施都有一个很长的阶段，职员变迁比较频繁，以是职员安排“从一而终”并不简单，但是尽管如斯，咱们在实际操作中还应该尽量让职员“从一而终”，从而进一步保证活动的进程速度和效益。

4、大型活动策划现场执行管理的其余留神事项
    项目负责人最好不要给本身所有分工，尽早地把本身手上的事情交接出去，以便可以或许检查全场的环境、解决重要问题、答复客户疑难。最好现场能有一名灵活职员和一名活动督查，灵活职员负责解决临时出现的问题，活动督查负责了解活动效果，与项目总控保持沟通。在活动现场急如星火、情景持续，那么请你事先一定要做好心理准备，这仅仅一个普通的场景，几近每场活动城市出现，请大伙儿、出格是项目负责人要尽量保持岑寂岑寂再岑寂，避免交火。 

   由于大型活动策划现场的参与职员数量大、事物繁冗，怎么统制好现场的各项工作，保证活动的顺利进行，对于活动的管理者来说是一个极大的挑衅。为了提高活动实施阶段的管理效益，不只是要做好以上4件事，并且应该实施程序化的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有规范化、科学化管理。