看法策划师：活动策划就是细节 策划大师的经典案例

　　这是“看法策划者”简介系列中的此中一个，咱们从中获得活动策划者对其工作、念头和挑战的见解，以及他们对场地和旅店互动的认识。

　　Leanna Mosquera 喜欢繁忙。幸福的是，作为 AxoGen 的会议和活动专家，“从来没有空暇时间，”她说。这似乎不是一份工作中理想的品性，但全职公司规划的持续变迁、持续变迁的性子正是 Leanna 的特长好戏。“我知道我有 100 件差别的事情要做，而且每一天城市看起来很是差别——这绝对是我继续前进的动力，”她说。AxoGen 是一家位于佛罗里达州阿拉楚阿的人体组织公司，它开发的技能可以扶助神经毁伤患者恢复感觉和功用。在过去的一年半里，Leanna 一直在举行他们的教育活动，这些活动对外科医生进行新技能和数据培训，使他们可以或许更好地扶助患者。虽然公司组织了多达 300 个小型，一年的地区性活动，是 20 多个更大的项目占用了 Leanna 的大部份时间。他们在美国各地举办，每场约有 60 人参加。“我知道与大型会议相比，它们听起来很小，但咱们负责预订一切——餐饮、旅行、旅店、异地晚餐。”

　　无论预算有多大，策划者老是可以运用更多

　　即便参加人数相对于较少，Leanna 于 2010 年开始了她的策划师职业生活生计，她很幸福地看到她在 AxoGen 的活动预算有所增加——这在她之前在教育畛域的职位上并非老是如斯。“咱们公司真的相信咱们所做的事情。但他们显然想要好的推理和洽的数据来继续给咱们更多的钱，”她说。自从她说服 AxoGen 高管投资 Cvent 的活动管理平台以来，提供确凿的凭证来证明她的活动预算是很简单的。该技能使她和她的团队可以当即访问他们需求的任何阐发见解和报告。公司违心给的所有钱，Leanna 都可以运用。“我觉得任何规划者都在为预算节制而苦苦挣扎。咱们有一个健康的预算，但依然不够。我知道如果我有更多的钱来做这件事，我可以让活动更为顺利，或者给外科医生更多的经验。以是咱们一直在努力阐扬创造力。”

　　与会者但愿有度假潜力的会议目的地

　　对于较大的教育项目，Leanna会查找有“假日抽奖”的美国目的地。她喜欢在有吸引力的大都会吸引外科医生，他们可能会带着家人一块儿去，或者多休几天假。她并不寂寞：在Cvent 的 2018 年全球规划师采购报告中，21% 的规划师将场馆外的活动和景点列为对其目的地选择的最大影响，高于 2017 年报告的 18%。与此同时，与会者正在关注所谓的“休闲”趋势。在 GBTA 基金会 2017 年的一项查询拜访中，37% 的北美商务旅行者在过去一年中为了休闲而延长了工作旅行。

　　关注 RFP 细节的场地具备优势

　　虽然选择目的地可能并不繁复，但在这些都会确定合适的地点并不老是那么容易。在 RFP 过程中，当旅店发卖职员建议更替日期或太小的会议室时，Leanna 会感到懊丧，“即便咱们告诉他们咱们的具体需要和日期。” 她说，运用Cvent 供应商网络由于其很是具体的情势，它扶助减少了这些问题，但场地依然需求留神 RFP 的细节——它们在许多层面上依然很是重要。如果复兴的名称或日期在错误的月份有误，“显然你根本没有真正留神提案，”Leanna 说。“我没有时间为咱们所做的每个项目检查 30 个不准确的响应”，是以提供不充分信息的场所更有可能当即被拒绝。如果旅店需求提供差别日期或特定会议室(例如，另一个大团体)有特定缘故原由，则工作职员应该直截了当地说明缘故原由。“如果咱们知道他们为什么要提出其余建议的任何细节，这肯定会让咱们实验变得更机动一些，”Leanna 说。她还但愿旅店发卖经理可以或许简化他们的电话扳谈。“我只想拿起电话打电话，但他们想安排一个小时的会议来详细会商他们的提案。我没有一个小时的时间来处置每一个向我发送提案的房产。” Leanna 但愿场所经过电子邮件回答她的所有主要问题，或者更好的是，确保在原始 RFP 响应中列出任何请求的信息。然后，一个简短的 15 分钟电话就足以会商所有其余细节。我没有一个小时的时间来处置每一个向我发送提案的房产。” Leanna 但愿场所经过电子邮件回答她的所有主要问题，或者更好的是，确保在原始 RFP 响应中列出任何请求的信息。然后，一个简短的 15 分钟电话就足以会商所有其余细节。我没有一个小时的时间来处置每一个向我发送提案的房产。” Leanna 但愿场所经过电子邮件回答她的所有主要问题，或者更好的是，确保在原始 RFP 响应中列出任何请求的信息。然后，一个简短的 15 分钟电话就足以会商所有其余细节。

　　现场经验决意重复业务的可能性

　　一旦旅店经过了 Leanna 的 RFP 流程，一切都与现场体验相关，出格是因为 AxoGen 的活动利用了几近任何可用的旅店服务，从视听装备到礼宾服务再到交通。“如果宴会工作职员没有定期补充自助餐线或 Wi-Fi 没法正常工作，这些都是让咱们考虑更换旅店的事情。” 另一方面，良好的体验肯定会赢得 Leanna 的忠诚度和回头客。“如果职工很是超卓，而且咱们不必要求所有东西——他们仅仅展望咱们的需要——咱们自然违心回到那儿那边房产。” 她并不指望事情会一帆风顺。事例上，她遵循的建议是你必需保持岑寂，“即便世界正在分崩离析。强化关系，吸引业务。