为您的会议和活动查找最佳场地时要考虑的 3 件事 您是会议中唯一的与会者什么意思

　　您已将任何符合您选择规范的旅店缩小到两个或三个目的地，并准备发送 RFP……全副 125 家，对吗?在向不符合您要求的旅店和场所填写您的 RFP 以前，请做好功课，为您和潜在的场所合作搭档节省时间。请记下，虽然发送 eRFP 可能不需求太多努力，但旅店真实需求很长期才能做出回应并让您进行审核。这个额定的步骤在场地审查过程中是必要的，并且保证会得到回报。在选择最佳场地时，请服膺如下三点：

　　1、查看会议异议和要求

　　虽然下面列出的项目听起来像是属于 RFP，但它们是您在联系场地以前必需确定的高级考虑要素。标的： 您会议的标的和目的是什么?一旦你能清楚地转达它们，许多场地将成为显而易见的选择。格调： 会议的格调是什么?它是针对职工的网络功用、志同道合的专科人士的教育会议，仍旧大型的年度会议?另外，场地是否反映了组织的形象?你的公司、它的好处有关者和它的赞助商会为进入这个地方而感到自豪吗?另一方面，对您的客人来说是否过于奢华?这需求时间来评估，并且需求像您这么的规划者走一条细线。场地不应该“太”所有东西。太便宜或太贵都不是您但愿从与会者那里听到的话。

　　会议空间、视听和食品

　　您对会议空间的总需要是多少?会议重心、会议重心或旅店最顺应您的团队吗?您需求多少个分组会商室，您想运用外部功用空间吗?

　　您需求什么类型的视听装备，包含立管和讲台?是否提供现场技能支持?

　　有没有办法经过旅店的字幕或数字标牌为您的活动打上品牌?

　　整个设施(包含室外空间)是否普遍运用 Wi-Fi?它是不收费的仍旧收费的?

　　充电站呢?它们在整个空间中都可用吗?它们是否支持多种类型的挪移装备?

　　看看食品和饮料——总的来说，美食是什么?如果需求，您可以引入外部餐饮服务商吗?

　　2、分解预算

　　如果您像大大都会议专科人士一样，您会在屡屡会议收场时收集与会者的查询拜访以猎取反馈。而今是提取这些结果并真正从中学习的时候了。如果您的活动是一年一度的活动，请子细查看您三年的汗青。阐发空间、音频/视频、演示者、食品和饮料以及所有其余重要项目畛域的会议支出。最后，将这些结果与您的标的相对于应。他们是如何排的?您应该始终如一地干事，仍旧与会者想要新的体验?

　　3、追求扶助

　　有大度不收费资材可扶助您在计划活动时做出有意义且成功的决意。会议和游览局处置三个主要畛域：

　　收集信息并与符合您搜刮条件的旅店构建联系

　　对目的地和场地设定切合实际的期望

　　向您引见当地需要要素，例如高峰时间、特殊会议和为您的活动安排的建设项目