活动策划者的基本清单 活动策划者应有的素质

　　您的任务是策划组织的下一次大型会议、庆典或晚宴，公司的好处有关者要求您考虑不熟悉的目的地和旅店。他们要求你“振作起来”，基本上重新开始规划过程。此活动策划者清单将扶助您做到这一点。无论这是您的第一次会议仍旧第 40 次会议，此活动策划者清单都将为您提供扶助。它将教您选择最佳目的地和地点的因素，包含编辑响应性 RFP、阐发结果、查看 RFP 可能未解决的其余考虑要素(包含现场访问)以及协商“双赢”为双方。

　　1、选择最佳的目的地

　　将您的目的地与您的与会者需要相匹配

　　按您的与会者和您的组织将支付的费用细分预算

　　确定符合您的需要和预算的旅店和会议空间类型

　　回答本章中相关目的地的问题

　　认真考虑交通选择

　　2、查找最佳的目的地

　　看会议异议和要求：

　　标的是什么?

　　参加者的格调是什么?

　　会议空间、视听和食物如何样?

　　查看您过去的查询拜访结果和会议汗青记实

　　在如下方面查找并追求扶助：

　　当地会议和游览局 (CVB)

　　目的地营销协会国际 (DMAI) 博客

　　会议行业委员会，APEX 模板

　　国际会议专科人士 (MPI) 社区名目

　　专科会议管理协会 (PCMA) 会议和展览攻略

　　领英群组

　　3、编辑最佳的 RFP

　　讲述您的组织和活动故事

　　定义活动的目的

　　给出一个很是详细的事宜简介

　　请务必包括您的商业展览信息

　　共享预算指导

　　提供最后期限

　　运用模板和在线资材：

　　可用于问题和澄清

　　4、评估旅店提案

　　创办评估规范电子表格

　　花时间评估定性要素

　　深刻了解会议室安装

　　确定与场地工作职员的长时间关系是否重要

　　追求其余规划者的口碑推举

　　5、充分利用您的网站访问

　　与主要好处有关者一块儿审查您的发现

　　安排现场检查并留宿

　　当您达到时，请确保您确认并回答相关交通、食物选择、税收和景点的问题

　　实地考察完成后，输入您的笔记，召开另一场会议并对场地进行排序

　　6、与旅店谈判

　　为他们提供会议的总体经济价值概览

　　协商更好的房间条款在食品和饮料 (F&B) 选项中阐扬创意

　　将会议空间与卧室和/或 F&B 连接起来

　　了解您的技能选择并努力兑现不收费 Wi-Fi

　　以书面情势猎取您谈判的任何实质

　　多读几遍你的合同，让别人看清楚

　　如果问题或问题依然触目皆是，请征询您的内部律师

　　订立合同

　　但愿这份活动策划者清单将在您将来的任何场地规划事业中为您提供扶助。下次您需求查找新场地时，请回归此列表以使该过程尽可能轻松。