活动策划的3W准绳 活动策划有什么要求

    为了到达效果，活动策划

人往往使出“浑身解数”，以充分利用这把“利器”翻开市场，把握商战的先机。怎么才能成功地策划一次活动，这此中有什么规律和诀窍可寻呢？蓝互活动网经过往常泛滥的活动经验，总结出顺应大都活动用的活动策划3W准绳，大伙儿不妨来参照一下。所谓活动策划的3W准绳，就是：Where，Who，When。

1、Where 选址

   选址要考虑几点：容量，设施，层次，破费，交通，配套(如餐饮住宿)，备案。并且需求打出预定时间的提早量，越是参会人数多的活动，越是热点地点，越是会与热点时偶尔事宜撞车，就越需求提早预定，为了稳妥起见，可以同时考察多个地点方案。

   再就是天色问题，有创意，曼妙的地址，常常在户外，大伙儿还记不记得“小时代”里原本选址的地方突然下起了鹅毛大雪，多亏顾里提早准备了室内备选吧。不过看到那段的时候，我居然有些奇思妙想，在鹅毛大雪的江边，设下玻璃幕墙，里面升起和煦火炉，整个活动如同在冰雪世界中缓缓浮动的文雅天鹅。岂不是也很好。

   当然，如果是时髦发布会类的活动，大致会不惜一切代价为美轮美奂的情况买单，因为“悍然不顾的极致的美”是艺术与奢侈的传播要点；而虽然而今许多互联网公司也都财大气粗，但一般不会如斯精致，花同样的钱，他们宁肯租更大的地方，从全国各地呼朋唤友招集粉丝来一场屌丝的狂欢。

   再容易提一下关于设施，交通，和配套。

   因为许多活动在外地举办，以是交通便利性必需要考虑周严。同时主办方一定要准备好接送车辆(比方重要佳宾需求单独配车和司机)，而大波媒体客人可以有大巴车在机场车站等接送。即便是市内活动，也尽量不要找过于生僻，交通出格拥堵的地方，像帝都魔都这么的地方，由于幅员过于广宽，挑选太偏远的地方将给参会者带来极大未便。

   设施，根据活动需求，要检测最基本的电源，无线网，投影，麦克风及音响装备，桌椅是否齐备，是否够用，如果不够需求提早准备和输送。而许多的活动对舞美音效等方面要求很是高，通常需求本身进行繁复搭建，少则半天，多则数日，这就一定要跟场地提供方协商好进程事件，通常需求多支付很多场租费用。

   配套的餐饮，住宿也很重要，最好能和会场安排在一块儿，这也是活动喜欢挑选旅店的重要缘故原由。如果餐饮离会场较远，则需求安排好轨道和带队职员。比方有次咱们在北京会议重心举行大型活动，人数过千，需求开多个餐厅，分散在遍地，咱们便在参会票证上就按颜色对应好餐厅，每个人收到差别的轨道指引。

   有了微信以后，可以大大提高效益，如提早做好微信账号，请与会职员关注微信，而后各种信息可以微信传送。当然，千万不要彻底依赖新方法，打印好会议日程，即便短信通知，着实不行电话联系，都是不能偷懒的。做活动，忠心就讲一个“细”字。

   有人，有钱，接下来还有一个很重要的，那边是时间表。千万别以为Time line is just timeline，时间表可是将整个项目串起的一张总表，需求天蝎座这种极岑寂，理智，抓得住重点，不怕得罪人的同志来统制全体的节奏。如果你Missed the deadline，你会发现暗地里有个冷飕飕的蝎子“you are dead!” 这个时间表，不是最后咱们说的“minute by minute ”Rundown，那么细碎的事情，可以交给处女座来完成，天蝎作为PM(项目经理)负责总体的规划。

   通常一个大型盛典，从3个月前就会开始筹划，因为需求预留一些重要人物的时间，需求给场地预定，物料制作，排练等留够时间。通常，咱们会把“Launch Day”发布日先确定下来，然后倒推时间表，并根据时间表上的工作任务，安排每一个具体的负责人，并定期开会互相传递进展。

2、Who 职员分为几大部份：

   受邀职员：主办方带领，特邀佳宾，明星佳宾，媒体自媒体及其余意见首领(博主，微博大V等)，粉丝；

   工作职员：公司内部工作职员，外部公关公司，活动策划公司，演员(不是指明星，是活动中表演者)，主持人(很重要)，礼仪，外请化装师，摄像摄影师。

   先说受邀职员，要提早拟定，与场地预定一样，越重要，越热点的带领，佳宾，明星越要提早预约。明星的费用较高(动辄几十上百万一场)，但是许多电视，时髦媒体都是冲着明星来的，他们主要带来传播效应，以是活动，出格是奢侈品的活动，一定会请有层次的明星来“站台”，当然，明星也有危害，因为是名人，以是一定要注意近期形象是否健康，有无负面，当然，有些斗胆的品牌专门会请话题明星，引起关注，反正这事把双刃剑，就看怎么把控了。

   而对于互联网发布会的活动，通常主角很容易，就是产品和老板，不需求请明星来站台，反而佳宾长短常重要的，比方合作厂商，重要的业内人物，有影响力的媒体等等，这时候，设计好佳宾间的互动很是重要，又或者说，只消请对了人，未必须要给他们设计话题，只消高层之间提早有良好的沟通和意见碰撞，就会在现场产生火花(当然，大佬们的时间可不好book，可以提早安排通电话或会议室聊到，也可在活动前的苏息时间专门请双方宁静的聊聊)。对于这些比较尊贵的客人，一定要有专人招待和引导，要安排出格房间进行苏息和化装。

   对于媒体，通常提早1到2周通知即可(除非请level很是高出格忙的主编等)，但一定要屡次确认(电话，约请函，动身前确认，短信等)。差别的活动，自然约请的媒体和意见首领差别，不过而今时髦大趴也越来越重视网上意见首领(KOL, Key opinion leader)的意见，网络红人们看秀征象越来越多。像小米这么的发布会，则简直就是粉丝们的狂欢。

   再说工作职员。 通常公司内部，公关公司和活动公司三个部份为核心职员，要形成工作组，发布会前就要经常开碰头会，保证无缝对接。会场上工作职员通常同一着装(根据发布会调性)一般比较低调但不轻率，需求佩戴工作牌，不少时候工作牌根据工作性子做好区分，工作职员最重要的准绳就是“一人盯一事，事事有独一负责人”，不管在公司里是什么职位，在发布会中可能你就负责明星引导，重新跟到尾，就负责盯椅子，什么时候需求给台上佳宾分秒不差的递上去(一场最佳的发布会就是这么一个个细节串起来的)。

   主持人，长短常重要的。在小米发布会活动中，雷布斯则自始至终本身客串了下来。其实这何尝不成，因为主持人根本的任务就是串活整个活动，还有谁比雷布斯本身更了解小米呢?时装发布会中，有时也可以让设计师本身客串主持人，而不少奢侈品，消费品发布会，通常仍旧会请专业主持人，有时还需双语主持。当然，请个表达和控场威力很好的名人或意见首领做主持，也是不错的挑选。

   有时咱们会忽视摄影摄像，化装，造型师这些工作职员，其实他们很是重要。一般中型发布会要有摄影摄像各两名，要找熟悉有关题材的职员，一场发布会要让没来的人看到，可就全靠这几个哥们了。他们需求提早几个小时来会场，由公关公司带着告知重要时点，人物和场景，以及注意事项。拍完之后，需立刻将照片导出给公关公司选片，以是，需带好有关存储装备。化装造型根据佳宾和明星，演员及礼仪人数配备。重要佳宾和明星最好有相熟的专门化装造型师，千万别小瞧这些脸皮工程哦，100万的明星都请来了，别吝啬1，2万的“脸皮费”，别惊讶，还真是就这个价。

3、When 时间表 ( Timeline & Rundown )

   对于活动来说，时间表，就是生命线。因为时间表不只是是记实时间，更是把整个项目串起来，理清项目实质，以及分工负责的项目明细表。业内人士常常有timeline胁迫症。只消做一个项目就要先根据活动时间倒推回去，为每一部份工作留出时间，调配好负责人，列出而今的情态以及下一步需求解决的问题。

   通常，会有两种时间表，第一种是从项目开始准备时就列的大时间表，根据具体环境，提早2个月左右，可以分几大块，如媒体公关，活动搭建，明星佳宾等，分给差别的负责人，然后根据各方进度随时综合协调。这里有一个木桶原理，就是如果此中一部份有不能逾越的坚苦，如，场地协调不了，老板不能来等，整个项目城市受到影响。另外一个时间表就是咱们常说的Rundown，是活动马上就要开始前，现场的执行表，要基于活动环限制定，咱们常说要细化到“Minute by minute” 其实真的一点都不夸张，比方在Kick-off moment 可能舞台上的发言人手一挥，任何的布景，音乐，演员都要一块上，简直是精准到秒才对。

   有了时间表，整个团队的工作才能启动，义务也清晰了。每个人也都清楚了跨部门的问题要找谁。每个时间表都有“Deadline”死线，当然时间表的总控一定要留无余地，心里清楚dead deadline 在哪儿，因为“任何可能出问题的地方城市出问题”(Everything that can go wrong will go wrong)。